À l’ère du numérique, l’évolution des pratiques professionnelles est inévitable. Parmi ces innovations, la digitalisation des factures se présente comme une réponse aux besoins croissants d’efficacité et de rapidité des entreprises. Voyons les multiples avantages de la dématérialisation des factures.
Qu’est-ce que la digitalisation des factures ?
Vous avez certainement entendu parler de la digitalisation des factures, aussi connue sous le nom de dématérialisation fiscale ou facture électronique. Elle se définit par la création, l’émission et la réception de factures de manière digitale, à ne pas confondre avec une simple numérisation de factures papier. Une facture digitalisée est reconnue comme l’originale. Cette pratique est une obligation pour le service public et ses fournisseurs, et elle s’étendra à toutes les entreprises soumises à la TVA dans les années à venir. Pour vous aider, il existe des logiciels de gestion généraliste, comme Henrri, mais aussi des spécialisés dans des secteurs, comme Obat dans le bâtiment par exemple.
Optimisez vos dépenses
Imaginez les économies que vous pourriez réaliser en supprimant le coût du papier, de l’impression, de l’affranchissement ou encore du stockage. Grâce à la digitalisation, vous pouvez réduire ces dépenses.
Boostez votre productivité
Au lieu de passer d’innombrables heures sur des tâches répétitives liées à la facturation, automatiser ces opérations. En digitalisant vos factures, vous accélérerez considérablement le processus de facturation. Ainsi, vos équipes peuvent se focaliser sur leurs missions, tout en minimisant les erreurs humaines, souvent coûteuses en temps et en ressources.
Raccourcir vos délais
Ne perdez plus de temps avec l’envoi et la réception de factures papier. La digitalisation assure une transmission instantanée entre le fournisseur et le client. Les erreurs de saisie étant également réduites, les délais de traitement et de paiement s’en trouvent raccourcis.
Facilitez votre archivage
Les documents doivent être conservés pendant 10 ans, comme demandé par la loi. Grâce à la digitalisation, l’archivage des factures n’a jamais été aussi simple et sécurisé. Au lieu de vastes espaces de stockage, vos documents sont sur des disques durs et accessibles d’un simple clic. Un accès facilité, des coûts réduits et une sécurisation optimale de vos documents, le plus souvent grâce à des outils de GED (gestion électronique des documents), que vous pouvez consulter n’importe où et n’importe quand.
Éliminez les risques de perte
Avec l’archivage électronique, vous avez moins de risque de perdre une facture. Vous risquez de lourdes sanctions en cas de défaut de factures lors d’un contrôle fiscal.
Agissez pour l’environnement
En plus des avantages opérationnels, la digitalisation des factures préserve la planète. En éliminant le support papier, vous réduisez les émissions de gaz à effet de serre liées à la production et à l’acheminement du papier.
