Dès l’embauche de votre premier salarié, vous allez devoir apprendre à éditer une fiche de paie. Certains éléments devront y être intégrés chaque mois pour que votre employé puisse être mis au courant de son salaire, des changements de barème ou encore de son taux de cotisation. Vous avez le choix entre plusieurs solutions pour générer une fiche de paie, nous vous les présentons dans cet article !
Prendre exemple sur un modèle
Pour bien comprendre le contenu d’une fiche de paie, le plus simple est de s’appuyer sur un modèle. Vous pourrez ensuite le modifier pour y intégrer toutes les informations que vous souhaitez et petit à petit votre modèle deviendra unique à votre entreprise. Veillez à toujours bien vérifier qu’il comporte toutes les menions nécessaires au risque de pas avoir une fiche de paie 100% conforme aux normes.
Vous pouvez utiliser un logiciel classique de tableur comme Excel pour remplir votre modèle chaque mois. Cela reste tout de même une tâche fastidieuse si vous avez plusieurs employés puisque vous devrez le faire pour chacun d’entre eux. Il est aussi important de se tenir au courant de l’évolution des barèmes et des différents taux dont ils sont assujettis afin de modifier votre modèle au fur et à mesure de l’année.
Utiliser un logiciel de paie
Une manière plus simple pour éditer vos fiches de paie, surtout lorsque votre entreprise commence à avoir plusieurs employés, est d’utiliser un logiciel spécifique à cette mission. Il en existe une multitude et certains peuvent seulement vous permettre de gérer automatiquement vos fiches de paie tandis que d’autres ont aussi des fonctionnalités supplémentaires. Parmi elles, il y a notamment la gestion et la création de documents administratifs tels que les factures et les devis.
L’avantage d’un logiciel comme celui-ci est que vous n’aurez qu’à le mettre à jour de temps en temps pour que toutes les mentions légales soient actualisées. C’est un gain de temps ainsi qu’une garantie moindre de vous tromper sur l’édition de vos fiches. Vous pouvez très bien commencer avec un logiciel gratuit, puis vous tourner dans le futur vers une version plus complète si besoin.
Faire appel à un professionnel
Il est également possible de déléguer la gestion et la création des fiches de paie de votre entreprise à un professionnel. Les experts-comptables intervenants à de nombreux niveaux ou même les prestataires d’externalisation de paie sont formés pour éditer ce type de documents. Il est recommandé de faire appel à l’un d’entre eux afin de gagner du temps et surtout de vous assurer de ne pas faire d’erreurs.
C’est aussi une alternative lorsque vous avez plusieurs employés, mais que vous n’avez pas de service RH pour se charger de ce type de missions. Si vous avez déjà une personne chargée de vous aider pour vos finances, qu’il soit interne ou externe à votre société, alors voyez avec lui s’il peut aussi s’occuper de vos fiches de paie.
N’attendez pas de devoir créer le premier bulletin de salaire de votre employé pour apprendre à le faire. Plus vite vous trouverez une solution adéquate, plus vous aurez de chance d’éviter de faire des erreurs.
